仕事中級

ビジネスメールの英語｜書き出し・依頼・結びの丁寧な言い回し

取引先に英語でメールを送るとき、「この言い方で失礼にならないか」と迷うことはよくあります。このページでは、メールの書き出し・用件・お願い・結びでそのまま使える言い回しと、経験のある同僚に表現を相談しながら文面を仕上げる会話の流れを紹介します。

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すぐに使えるフレーズ

Could you take a look at this email before I send it?
送る前に、このメールを見てもらえますか？
相談の切り出しに。take a look at で「ざっと目を通す」
How should I phrase this part?
この部分は、どう書けばいいでしょうか？
phrase は動詞で「言葉にする・言い回す」
Is this too casual for a client?
取引先に送るには、くだけすぎていますか？
too formal に変えれば「堅すぎますか？」
I hope this email finds you well.
お元気でお過ごしのことと思います。
メールの定番の書き出し。日本語の「お世話になっております」に近い役割
I'm writing to follow up on our meeting last week.
先週の打ち合わせの件でご連絡しました。
I'm writing to ～で、用件を最初に示す
Could you please send us the updated quote by Friday?
金曜までに、更新したお見積もりを送っていただけますか？
締め切りは by ～で表す
I'd appreciate it if you could confirm the delivery date.
納期をご確認いただけると助かります。
Could you ～? よりさらに丁寧な頼み方
Please let me know if you have any questions.
ご不明な点があれば、お知らせください。
I look forward to hearing from you.
ご連絡をお待ちしております。
返事がほしいときの結び。to のあとは -ing 形
Best regards,
よろしくお願いいたします（メールの結び）
署名の前に置く結び。Kind regards, も同じように使える

会話の例

あなた＝オフィスワーカー、相手＝経験豊富な同僚

あなた
Hi, Mark. Could you take a look at this email before I send it to our client?マークさん、取引先に送る前に、このメールを見てもらえますか？
相手
Sure. What's it about?いいですよ。どんな内容ですか？
あなた
I need them to send the updated quote by Friday. I wrote, 'Send me the new quote by Friday.' Is this too direct?金曜までに新しい見積もりを送ってもらう必要があるんです。「金曜までに新しい見積もりを送って」と書いたんですが、直接的すぎますか？
相手
A little. For a client, I'd write, 'Could you please send us the updated quote by Friday?'少しだけ。取引先なら「金曜までに更新したお見積もりを送っていただけますか」のように、Could you please で始めるといいですよ。
あなた
That sounds much better. How should I start the email?ずっといいですね。書き出しはどうすればいいですか？
相手
You could open with 'I hope this email finds you well,' and then get to the point: 'I'm writing to follow up on our meeting last week.'「お元気でお過ごしのことと思います」と一言書いてから、「先週の打ち合わせの件でご連絡しました」とすぐ本題に入るといいですよ。
あなた
Got it. And how should I end it?分かりました。結びはどうしますか？
相手
End with 'Please let me know if you have any questions,' then 'Best regards' and your name.「ご不明な点があればお知らせください」で締めて、Best regards と名前を書けば大丈夫です。
あなた
Perfect. I'll make those changes and send it now. Thanks for your help!完璧です。そのように直して、今から送ります。助かりました！
相手
Anytime. Good luck with the client.いつでもどうぞ。取引先とのやりとり、うまくいくといいですね。

日本人がよくする間違いと、より自然な言い方

Dear Mr. John, → Dear Mr. Smith,

Mr. や Ms. は名字（ラストネーム）に付けます。親しい相手なら Hi John, のように名前だけで書きます

Please send me the quote until Friday. → Please send me the quote by Friday.

締め切りの「～までに」は by です。until は「～までずっと続く」という意味で、期限には使いません

Please confirm the attached file. → Please see the attached file.

confirm は「正しいかどうか確かめて返事する」意味が強い語です。目を通してほしいだけなら see や review を使います

うまく話すコツ

英語のメールは「用件を最初に」が基本です。書き出しのあいさつは一文で済ませ、I'm writing to ～ですぐに本題に入りましょう。
Please ～だけで書くと指示に聞こえることがあります。取引先へのお願いは Could you please ～? や I'd appreciate it if you could ～の形にすると安心です。
送る前に、宛名・期限・添付ファイルの3点を見直しましょう。迷う表現は Is this too casual? と同僚に聞くのがいちばん確実です。