仕事中級

ビジネス電話の英語｜電話の受け方と取り次ぎのフレーズ

英語の電話は相手の顔が見えないぶん、対面よりも緊張しがちです。でも、名乗る・用件を聞く・取り次ぐ・伝言を受けるという流れはほぼ決まっています。このページでは、取引先からの電話に落ち着いて対応できるフレーズと、担当者が不在のときに伝言を受ける会話の例を紹介します。

このシーンを、AIと練習してみませんか。あなたは「オフィスワーカー」、AIは「取引先の担当者」です。目標は「丁寧に対応し、必要な情報を伝える」。詰まったら日本語で入力しても大丈夫です。

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すぐに使えるフレーズ

Thank you for calling. This is Yuki Tanaka speaking.
お電話ありがとうございます。田中由紀です。
会社名は Thank you for calling のあとに入れる。This is ～ speaking で名乗る
How may I help you?
ご用件をお伺いします。
How can I help you? より少し丁寧
May I ask who's calling, please?
恐れ入りますが、どちら様でしょうか？
相手の名前を聞く決まった形
Could you spell your name for me?
お名前のつづりを教えていただけますか？
聞き慣れない名前は、遠慮せずつづりを確かめる
One moment, please. I'll put you through to Mr. Sato.
少々お待ちください。佐藤におつなぎします。
put ～ through で「電話をつなぐ」。transfer you to ～も同じ
I'm sorry, but he's in a meeting right now.
申し訳ありませんが、ただいま会議中です。
Would you like to leave a message?
ご伝言を承りましょうか？
Could I have your phone number, just in case?
念のため、お電話番号をいただけますか？
Sorry, could you speak a little more slowly?
すみません、もう少しゆっくり話していただけますか？
聞き取れないまま進めるより、早めに頼むほうがお互いに助かる
Let me read that back to you.
復唱いたします。
番号や日時は必ず読み上げて確かめる

会話の例

あなた＝オフィスワーカー、相手＝取引先の担当者

あなた
Thank you for calling. This is Yuki Tanaka speaking. How may I help you?お電話ありがとうございます。田中由紀です。ご用件をお伺いします。
相手
Hi, this is Daniel Lee. I'm calling about our order for next month. May I speak to Mr. Sato, please?こんにちは、ダニエル・リーです。来月の注文の件でお電話しました。佐藤さんはいらっしゃいますか？
あなた
Thank you, Mr. Lee. I'm sorry, but Mr. Sato is in a meeting right now. Would you like to leave a message?リー様、ありがとうございます。申し訳ありませんが、佐藤はただいま会議中です。ご伝言を承りましょうか？
相手
Yes, please. Could you ask him to call me back this afternoon? It's about the delivery date.お願いします。今日の午後に折り返し電話をもらえるよう伝えていただけますか？納期の件です。
あなた
Of course. Could I have your phone number, just in case?かしこまりました。念のため、お電話番号をいただけますか？
相手
Sure. It's 555-0142.はい。555-0142です。
あなた
Let me read that back to you. 555-0142. Is that correct?復唱いたします。555-0142で、よろしいでしょうか？
相手
Yes, that's right.はい、合っています。
あなた
Thank you. I'll ask Mr. Sato to call you back this afternoon about the delivery date.ありがとうございます。今日の午後に、納期の件で折り返しお電話するよう佐藤に伝えます。
相手
Great. Thanks for your help.助かります。ありがとうございます。
あなた
You're welcome. Thank you for calling, Mr. Lee.どういたしまして。お電話ありがとうございました、リー様。

日本人がよくする間違いと、より自然な言い方

Who are you? → May I ask who's calling, please?

Who are you? は「あなたは誰？」と問い詰めるように聞こえ、仕事の電話では失礼です。who's calling の形で尋ねます

I am Tanaka. → This is Tanaka speaking.

電話で名乗るときは This is ～ (speaking). が決まった言い方です。I am ～は対面向きで、電話では不自然に聞こえることがあります

Mr. Sato is absent now. → Mr. Sato is away from his desk right now.

absent は学校や仕事を「休んでいる」という意味に取られやすい語です。席を外しているなら away from his desk、外出中なら out of the office を使います

うまく話すコツ

Thank you for calling. This is ～. How may I help you? までを一続きで声に出して練習しておくと、電話に出た最初の数秒で慌てません。
名前・番号・日時は、聞いたらその場で読み上げて確かめましょう。英語の数字は fifteen と fifty のように聞き間違えやすいものがあります。
聞き取れなかったときは、黙らずに Sorry, I didn't catch that. と伝えましょう。分かったふりをして進めるより、ずっと失敗が少なくなります。