仕事中級

会議の日程調整の英語｜空いている日を聞くフレーズと会話例

海外の同僚とプロジェクトの打ち合わせをするとき、最初に必要なのが日程の調整です。相手の空き時間を聞き、候補を出し、合わなければ別の案を出すという流れは、毎回ほぼ同じです。このページでは、丁寧で感じのいい言い方と、日時を決めきるまでの会話の例を紹介します。

このシーンを、AIと練習してみませんか。あなたは「オフィスワーカー」、AIは「同僚」です。目標は「お互いの都合の良い日時を決める」。詰まったら日本語で入力しても大丈夫です。

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すぐに使えるフレーズ

Do you have time to meet this week about the project?
今週、プロジェクトの件で打ち合わせの時間はありますか？
about ～で議題を最初に伝えると、相手も準備しやすい
Are you free on Thursday afternoon?
木曜の午後は空いていますか？
曜日や日付には on、時刻には at を付ける
How about 2 p.m. on Wednesday?
水曜の午後2時はどうですか？
How about ～? で候補を一つ出す。What about ～? でも同じ
Does that work for you?
それで都合は大丈夫ですか？
候補を出したあとに相手の都合を確かめる定番
What time works best for you?
何時がいちばん都合がいいですか？
相手に選んでもらいたいときに
I'm afraid I'm tied up then. Could we make it a bit later?
すみません、その時間はふさがっています。少し後にできますか？
be tied up で「手がふさがっている」。I'm afraid で断りをやわらげる
It should take about thirty minutes.
30分ほどで終わると思います。
所要時間を伝えると、相手が予定を組みやすい
Should we meet in person or online?
対面とオンライン、どちらにしましょうか？
Let's say Thursday at three, then.
では、木曜の3時にしましょう。
Let's say ～で「～ということで」と決める
I'll send you a calendar invite.
カレンダーの招待を送りますね。
invite は名詞で「招待」。会話では invitation より短く言うことが多い

会話の例

あなた＝オフィスワーカー、相手＝同僚

あなた
Hi, Emma. Do you have time to meet this week about the new project?エマさん、今週、新しいプロジェクトの件で打ち合わせの時間はありますか？
相手
Sure. When were you thinking?いいですよ。いつごろを考えていますか？
あなた
Are you free on Wednesday afternoon?水曜の午後は空いていますか？
相手
I'm afraid I have client calls all afternoon on Wednesday.あいにく水曜の午後は、取引先との電話会議でずっと埋まっています。
あなた
No problem. How about Thursday at 10 a.m.?大丈夫です。木曜の午前10時はどうですか？
相手
Thursday morning works for me. How long do you need?木曜の午前なら大丈夫です。どのくらい時間が必要ですか？
あなた
About forty-five minutes. Does that work for you?45分くらいです。それで大丈夫ですか？
相手
That's fine. Should we meet in person or online?問題ありません。対面にしますか、オンラインにしますか？
あなた
In person, if possible. Let's use Meeting Room B. I'll send you a calendar invite.できれば対面で。B会議室にしましょう。カレンダーの招待を送りますね。
相手
Perfect. See you on Thursday at ten.ばっちりです。では木曜の10時に。

日本人がよくする間違いと、より自然な言い方

Are you free on 15th? → Are you free on the 15th?

日付を口で言うときは the 15th のように the を付けます。日付の前に置く前置詞は on です

When are you convenient? → When is convenient for you?

convenient は人ではなく日時を主語にします。「あなたの都合」は～ for you で表すか、When are you free? と聞きます

Can we discuss about the schedule? → Can we discuss the schedule?

discuss は「～について話し合う」という意味を含むので about は不要です。discuss のあとに話題を直接続けます

うまく話すコツ

候補は一つより二つ出すと決まりやすくなります。How about Wednesday at two or Thursday at ten? のように聞けば、相手は選ぶだけで済みます。
日時が決まったら、Just to confirm, Thursday at 10 a.m. in Meeting Room B. のように最後に日時と場所を繰り返しましょう。聞き違いを防げます。
海外の拠点の人とオンラインで会うときは時差に注意しましょう。Is that 10 a.m. your time or mine? と、どちらの時間かを確かめると安心です。